Заява на відпустку без збереження заробітної плати потрібна щоразу, коли працівник хоче взяти вільні дні, але оплачувати їх роботодавець не зобов’язаний. Це стосується власного весілля, поїздки до родичів, навчання без довідки-виклику, догляду за близькою людиною, релігійних свят чи просто сімейних обставин. Без такого документа кадровик не оформить наказ, а бухгалтерія не поставить позначку в табелі. Документ пишеться у вільній формі, але з обов’язковими реквізитами: кому, від кого, на який строк і з якої дати. Якщо допустити помилку в датах або не вказати підставу, керівник може повернути папір на доопрацювання, і відпустка зміститься. У цій статті розберемо, як скласти заяву, які підстави зобов’язують роботодавця її погодити, скільки днів можна взяти безперервно, і що робити, якщо відмовили.
Заява на відпустку без збереження заробітної плати: коли вона взагалі потрібна
Відпустка без збереження заробітної плати — це один із видів відпусток, передбачених статтею 84 Кодексу законів про працю України. Вона відрізняється від щорічної основної та додаткової тим, що за цей час за працівником зберігається тільки місце роботи і посада, а зарплата не нараховується. Тому вона не оплачується і фактично є погодженим між працівником і роботодавцем періодом відсутності на робочому місці.
У житті приводів для такої відпустки чимало: весілля, хрестини, поховання, переїзд, оформлення спадщини, супровід дитини до лікарні в іншому місті, від’їзд за кордон на кілька тижнів. У деяких випадках заява — це формальність, бо керівник і так знає про ситуацію. Але в кадровому обліку без письмової заяви не обійтися: на її підставі готують наказ і роблять запис у табелі обліку робочого часу.
Роботодавець не має права відпустити працівника у відпустку без збереження зарплати тільки усним проханням. Це порушення трудового законодавства, яке фіксується під час перевірки Держпраці. Тому навіть якщо в компанії панує неформальна атмосфера, папір має бути.
Чим відрізняється від інших відпусток
Головна відмінність — відсутність оплати. Якщо щорічна основна відпустка оплачується за середнім заробітком, а додаткова навчальна — за умови наявності довідки-виклику, то неоплачувана відпустка не передбачає жодних виплат. Зате вона зберігає робоче місце, стаж для щорічної основної відпустки і не впливає на лікарняні.
Друга відмінність — підстави. Для щорічної відпустки достатньо графіка, для навчальної — довідки з навчального закладу, а для неоплачуваної — письмової заяви з вказівкою причини. Причина не завжди потребує документального підтвердження, але в ній має бути сенс: просто «хочу відпочити» керівник може не підписати.
Скільки днів можна взяти
Закон встановлює мінімальні гарантії для окремих категорій працівників, але верхня межа залежить від домовленості. У КЗпП є чіткі цифри для випадків, коли роботодавець зобов’язаний надати відпустку, і м’які формулювання для ситуацій, коли строк узгоджується.
| Категорія працівників | Мінімальний гарантований строк | Підстава в заяві |
|---|---|---|
| Учасники бойових дій, інваліди війни | до 14 календарних днів на рік | посвідчення, довідка |
| Працівники, які мають двох і більше дітей до 15 років | до 10 календарних днів | свідоцтва про народження |
| Одинока мати/батько з дитиною до 14 років | до 10 календарних днів | документальне підтвердження статусу |
| Шлюб, народження дитини, смерть близького | до 3 календарних днів (до 5 — у разі смерті) | свідоцтво, довідка, медичний документ |
| Інші сімейні обставини | за домовленістю, але не більше 15 днів на рік | власне формулювання |
Ці норми працюють як мінімум. Роботодавець може дати більше днів, якщо це не шкодить виробничому процесу. На практиці для категорій, не передбачених у статті 84, домовляються індивідуально.
Зразок заяви: як написати правильно
Заява пишеться на ім’я керівника підприємства, установи чи організації. У правому верхньому куті — «шапка» з посадою, ПІБ керівника і даними працівника. Нижче по центру — слово «Заява». Далі — текстова частина, де працівник просить надати відпустку без збереження заробітної плати, вказує дати, кількість днів і причину. У лівому нижньому куті — дата, праворуч — підпис.
Конкретна форма може трохи відрізнятися залежно від того, чи є в компанії власний бланк. Але обов’язкові елементи однакові для всіх.
| Елемент | Що написати | Приклад |
|---|---|---|
| Адресат | Посада і ПІБ керівника в давальному відмінку | Директору ТОВ «Промінь» Петренку Івану Васильовичу |
| Автор | Посада і ПІБ працівника | менеджера з продажу Коваленко Олени Сергіївни |
| Текст прохання | Прохання надати відпустку, строк, дати | Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 7 календарних днів з 04 по 10 серпня 2026 року |
| Підстава | Коротке пояснення причини | у зв’язку з сімейними обставинами |
| Дата і підпис | Дата складання і власноручний підпис | 20 липня 2026 року, підпис |
Зразок готової заяви виглядає так:
Директору ТОВ «Промінь» Петренку Івану Васильовичу менеджера з продажу Коваленко Олени Сергіївни
ЗАЯВА
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 7 календарних днів з 04 по 10 серпня 2026 року у зв’язку з сімейними обставинами.
20 липня 2026 року  
Залишити відповідь